Kontrol edilmeyen baskı giderleri, bir şirketin toplam gelirinin yüzde 1-3’ü kadarına malolabilir. Araştırma şirketlerine göre şirketlerin yüzde 90’ı baskı maliyetlerini takip edemiyor. Bu durum birçok kuruluşun baskı maliyetleri ve çevre yönetimi ile ilgili önemli tasarrufları kaçırdığı anlamına gelir. Bize göre birçok şirket baskı harcamalarını potansiyel olarak yüzde 10-30 oranında azaltabilir. Ve her şey sayfa başı baskı maliyetlerinizi anlamakla başlar.

Mevcut sayfa başına maliyetinizi hesaplamak, kuruluşunuzun her bir fotokopi makinesi için genel baskı maliyetleri için bir başlangıç ​​noktası sağlar. Her bir cihaza yazdırmanın maliyetini ve şirketinizin yazdırmak için ne kadar ödeme yaptığını anlamak için bir temel oluşturur. Hesaplamalarınıza bağlı olarak sonuçlar günlük, haftalık, aylık veya yıllık biçiminde olmalıdır.

Sayfa başına maliyetinizi belirlemenin en kolay yolu, bir yazdırma hizmeti sağlayıcısıyla çalışmak ve baskıları gerçek zamanlı olarak izlemek için ağınıza PaperCut gibi yazılım yüklemektir. Bu yöntem en doğru sonuçları verecektir. Alternatif seçenek, gerekli bilgileri manuel olarak toplamak ve  hesaplamaktır.

Fotokopi Sayfa Başı Maliyeti Nasıl Hesaplarsanız?

Yazıcılarınızın üreticilerini (Lexmark, HP, Xerox,Brother vb.) ve model numaralarını belirleyin.

Fotokopi sayfa başına maliyet hesaplamaları, yazıcıya ve üreticiye göre değişir. Bu nedenle, hesaplamanıza başlamadan önce bu bilgileri belirleyin. Bu ayrıntılar, doğrudan yazıcınızda, kılavuzda veya bilgisayarınızın kontrol panelinde bulunabilir.

Kartuş Başına Maliyetinizi Belirleyin

Çoğu üretici, sayfa verim rakamlarını web sitelerinde ve genellikle toner kartuşu ambalajlarının yanında belirtir. Siyah beyaz ve renkli baskı için farklı sayfa verimi rakamları sağlanır ve çoğu üretici bu rakamları belirlemek için aşağıdaki testlerin bir varyasyonunu uygular:

• Siyah beyaz sayfa verimini hesaplamak için üreticiler, toner kartuşu bitene kadar defalarca sayfanın yaklaşık yüzde 5’ini kaplayacak şekilde toner kullanan bir metin belgesi yazdırırlar.
• Renkli sayfa çıktı kapasitesini hesaplamak için, her kartuş boşalana kadar sayfanın yaklaşık yüzde 20’sini kaplayan toner kullanarak metin ve grafikleri birleştiren bir belge yazdırırlar.

Her Toner Kartuşunun Fiyatını Belirleyin

Baskı başına maliyetinizi tam olarak hesaplarken kullandığınız kartuşların maliyetini belirlemeniz gerekecektir. Bu ayrıntıları elde etmek için muhasebe veya satın alma departmanlarından yardım isteyebilirsiniz. Bu bilgileri elde etmekte güçlük çekiyorsanız, kullandığınız toner kartuşlarının ortalama perakende fiyatlarını kullanabilirsiniz. Bu rakamları baskı üreticilerinin web sitelerinde veya ofis malzemeleri sitelerinde bulabilirsiniz.

Siyah beyaz sayfa başına maliyeti belirlemek için yalnızca siyah toner kartuşunun fiyatına ihtiyacınız olacaktır. Renkli için tüm kartuşların maliyetine ihtiyacınız olacak: siyah, cyan, macenta ve sarı.

Hesaplama

Yukarıdaki tüm bilgileri topladığınızda, baskı başına maliyetinizi hesaplayabilirsiniz; siyah beyaz baskı başına maliyet için, toner kartuşu maliyetini sayfa verimine bölersiniz.

Siyah beyaz baskı için örnek:

Toner Maliyeti ÷ Sayfa Verimi = Baskı Başına Maliyet

X ÷ Y = Z 84.99 ÷ 2200 = 0.038

Renkli sayfa başı maliyeti belirlemenin basit bir yöntemi, yukarıda hesaplanan siyah beyaz maliyetini kullanmaktır. Ek olarak, tüm renkli kartuşların eşit sayfa verimiyle aynı fiyatta olduğunu varsayarsak, bir renkli kartuşun baskı başına maliyetini belirleyebilir ve bunu 3 ile çarpabilirsiniz.

Renkli sayfa başı maliyet formülü:

[((1 Renkli Kartuşun Toner Kartuşu Maliyeti ÷ 1 Renkli Kartuşun Sayfa Verimi) x 3)] + Siyah Beyaz Baskı Başına Maliyet = Sayfa Başı Renkli Maliyeti

[(A ÷ B) x3] + Z = Renkli Baskı Başına Maliyet [(119.99 ÷ 2600) x 3] + .038 = .176

Baskı Başına Maliyeti Etkileyen Faktörler

İlk düşündüğünüzde, tüm baskı masraflarının açık olduğunu düşünebilirsiniz: ekipman, servis ve sarf malzemeleri. Ancak, bu harcamalar resmin sadece bir kısmını gösterir. Gerçek baskı maliyetleri aynı zamanda iş yükü oranları ve ekipmanın yaşam döngüsü gibi düşük maliyetleri de içerir.

Gerçek baskı maliyetlerinizi oluşturan masraflar

Ekipman: satın alma fiyatı, kiralama veya sayfa başı maliyet sözleşmesi olabilen edinme maliyeti.

Yazıcınızın taban fiyatı, gerçek baskı maliyetinizi oluşturan masraflardan biridir. Bu gider bir ilk satın alma fiyatı, kira ödemesi veya sayfa başı maliyet sözleşmesi şeklinde olabilir. Muhasebe departmanınız ve baskı sağlayıcınız bu bilgilere sahip olacaktır. Kağıt ve toner kartuşları, önemli bir iş gideri oluşturur. Baskı sarf malzemeleri şaşırtıcı derecede hızlı bir şekilde ortadan kalktığında, bunun nedeni, verimsiz kullanımdan kişisel belgeleri yazdırmaya ve sarf malzemelerini yanlış yerleştirmeye kadar her şey olabilir.  Baskı sarf malzemelerinin verimli kullanımına yönelik bazı stratejiler şunlardır:   

• İki taraflı yazdırmayı zorunlu hale getirme
• Mümkün olduğunca renkler yerine siyah mürekkep kullanmak  
• Ofis içinde yazıcı kullanımını izleme

Sarf malzemeleri: toner, geliştirici, kağıt ve diğer baskı ortamlarını, zımbaları ve daha fazlasını içeren sürekli gider.

Servis / Bakım: aylık servis sözleşmeleri veya tek seferlik bakım ücretleri.

Ofisinizin kullandığı yazıcı eskiyse veya düzgün çalışmıyorsa, baskı malzemesi kullanımını artırabilir ve çalışan verimliliğini olumsuz etkileyebilir. Daha eski baskı cihazları çok sayıda soruna neden olabilir ve eski bir yazıcının bakım ve onarım maliyetleri artmaya başladığında, yeni bir makineye yatırım yapmaya değer olabilir. 

Bir şekilde yazıcı onarımı ve servisi kaçınılmazdır ve gerçek baskı maliyetiniz bunu yansıtmalıdır. Onarım ve servis birkaç kişi tarafından yapılabilir:

• Çalışanlarınız
• Cihaz üreticisi
• Yazdırma hizmeti sağlayıcınız

Sorunun karmaşıklığı, muhtemelen çalışanlarınızdan birinin sorunu çözüp çözemeyeceğini veya bir uzmanın çağrılması gerekip gerekmediğini belirler. Her senaryonun, çalışan zamanından (sorunun düzeltilmesi veya bakımın planlanması için) değişen bir maliyeti vardır.

İş Yükü Oranları: Çalışanların ekipmanı tamir etmesi, malzeme siparişi vermesi, bakım planlaması vb. için harcadığı zaman.

Çalışan yükü oranı, esasen çalışanlarınıza ödediğiniz maaş maliyetidir. Kağıt sıkışmaları, bağlantı sorunları, toneri değiştirme ve diğer her şey arasında, yazıcı bakımı şirketin çok fazla zamanını alabilir. Ve çalışanlarınız bir yazıcı sorunuyla uğraşıyorsa, bu onların diğer alanlarda müsait olmadığı anlamına gelir.

Baskı gibi sorunlar Düşük kalite belgeler ve ağınıza bağlı kalamayan bir yazıcıya sahip olmak, çalışanların üretkenliğini olumsuz etkileyebilir. Küçük işletmelerde bu baskı maliyetleri üretkenlik açısından hızla artabilir. Çoğu firmada özel bir BT / baskı uzmanı yoktur ve bazı teknik becerilere sahip bir çalışan ekstra sorumlulukla görevlendirilir. Ek olarak, baskı ile ilgili sorunlar, teslim tarihlerinin kaçırılmasına ve çalışanların hayal kırıklığına neden olabilir. Bu sorunları bir bütçede ayrıntılı olarak bulamayacak olsanız da, bunlar alt sınırınızı etkiler.

Ekipman Yaşam Döngüsü: amortisman artı yeni, daha iyi teknolojinin kullanılabilirliği. Bu bilgileri toplamak zaman alıcı olabilir, ancak her ay baskı için tam olarak ne ödediğinizi anlamak açısından önemlidir.

Gerçek baskı maliyetinizi oluşturan son bir faktör de yazıcınızdan bekleyebileceğiniz ömürdür. Ayda kaç sayfa yazdırdığınızı bilerek, yazıcınızın ne kadar dayanacağına dair iyi bir tahmin elde edebilirsiniz. Ekipmanınızı kullanma şeklinizin ötesinde, teknolojinin evrimi bir yazıcının amortisman oranını artırır.

Gerçek baskı maliyetinizi bilmek, tasarruf edebileceğiniz yolları belirlemede önemli bir ilk adımdır. Yazıcılarınızın sayfa başı maliyetlerini belirledikten sonra, iyileştirme alanlarını belirleyebilirsiniz. Sonuçta, bilmediğiniz bir şeyi yönetemezsiniz!