Yakın zamanda bir değerlendirme yaptırmadıysanız, kuruluşunuzun Yazdırma Yönetimi ihtiyaçlarınıza göre yanlış hizalanmış olabilir.

COVID-19 salgını, koşulların hızla değişebileceğini doğruladı. Dünya çapındaki kuruluşlar, gelişen gereksinimlere, değişen taleplere ve dönüşen iş gücüne uyum sağlamak zorunda kaldı.

Pandemiden önce nerede olduğumuz, şu an nerede olduğumuz ya da olacağımız yer değildir. Yeni koşullar farklı çözümler gerektirebilir. Uyum sağlamak için kendimizi ve kuruluşlarımızı düzenli olarak yeniden değerlendirmeliyiz. Aynı şey yönetilen baskı hizmetleriniz için de geçerlidir.

Her şey bir yıl önceki ile aynı mı? Personel seviyeleri muhtemelen değişti. Yeni pozisyonlar açmış, kaydırmış veya kapatmış olabilirsiniz. Belki de yeni süreçler veya teknolojiler kullanıyorsunuz. 

Sonuç olarak: Daha önce tamamladığınız yazdırma yönetimi değerlendirmeniz muhtemelen artık geçerli değildir. Baskı yönetimi kurulumunuz büyük olasılıkla kuruluşunuzun mevcut gerçekliğine göre kalibre edilmemiştir. Optimize edilmiş bir baskı ve tarama ekosistemini sürdürmek için sürekli değerlendirme çok önemlidir.

İş gücü ve işyerleri değişir

İşlerin nasıl değişmiş olabileceğine dair bir örnek olarak çalışma ayarını kullanalım. Çalışanlarınızın çoğu uzaktan mı çalışıyor? COVID-19’dan önce bile, trendler uzaktan çalışmanın yükseldiğini gösteriyordu.

GlobalWorkplaceAnalytics.com’a göre, ABD’de evden düzenli çalışma 2005’ten bu yana %173 arttı. Ayrıca, ABD çalışanlarının %56’sının en azından zamanın bir bölümünde uzaktan çalışmayla uyumlu bir işe sahip olduğunu ve %80’inin en azından yarı zamanlı uzaktan çalışmak istediğini söylediğini bildirdi. COVID-19’dan sonra? Analist firma, uzaktan çalışmanın benimsenmesinde büyük olasılıkla önemli bir yükseliş olacağını tahmin ediyor.

İşe alımınız nasıl uyum sağladı? Daha fazla uzak çalışan mı yoksa daha fazla ofis veya genel merkez tabanlı çalışan mı ekliyorsunuz? Daha önce olduğundan farklı roller için işe alıyor musunuz? İşe alımınızı farklı yerlere veya coğrafyalara odaklanmak için değiştirdiniz mi? Uzaktan çalışanlarınız ara sıra bir ofise gelmeyi mi tercih ediyor.

Bu soruların cevapları ve daha fazlası, yazdırma ve tarama ekosisteminizin nasıl kullanıldığı da dahil olmak üzere günlük işlemler üzerinde etkiye sahiptir. Zaten bir baskı yönetimi değerlendirmesine sahip olsanız ve filonuzun optimize edildiğini varsaysanız bile, devam eden değerlendirmeyle öğrenecekleriniz sizi şaşırtabilir.

Örneğin, yazıcıların tipleri ve çok işlevli ürünlerin (MFP) nasıl kullanılacağı, daha küçük, daha verimli A4 cihazların çalışacağı veya tasarruf edebilmek üzere baskı ihtiyacı için aşırı yapılandırılmış çok sayıda büyük, pahalı ve gereksiz A3 cihazınız mı var?

Çalışanların herhangi bir şirket cihazından baskı almasına olanak tanıyan güvenilir bir baskı yayın çözümüyle son kullanıcı deneyimi iyileşir mi? Tüm MPS ekosisteminiz – yani yazıcı filosu ve altyapı – mümkün olan en iyi şekilde mi kuruldu? Bulut tabanlı altyapının yönetimi basitleştirip esnekliği artırabildiği durumlarda mevcut ihtiyaçlarınız için sunucular da dahil olmak üzere şirket içi baskı altyapısı en iyi çözüm müdür? Yeni bir değerlendirme cevaplarınızı belirlemenize yardımcı olabilir.

Baskı yönetimi yazdırma görevinin hayati bir parçası olmalıdır. Sağlam bir baskı yönetimi stratejisi, gelişen  baskı işlemlerinizin sürekli ve kapsamlı değerlendirmelerini içerir. MFP’lerin uygun şekilde yerleştirilmesi, buluta karşı şirket içi altyapı ve daha fazlası dahil olmak üzere yazdırma ve tarama ekosisteminizi optimize etmek, kağıt kullanımını azaltmak ve iş süreçlerini iyileştirmek için önemli bir adımdır.

Deneyimlerimize göre, kuruluşlar baskı filolarının boyutunu üçte bir kadar küçümsüyor. Bu sayı sektöre göre ve ortam bir yazdırma yönetimi sağlayıcısı tarafından yönetiliyorsa değişir.  Yine de, yazıcı filosunun tam ve doğru büyük resmine sahip bir organizasyonla nadiren karşılaşıyoruz.

Lexmark

Değerlendirmeler ayrıca sıklıkla, gereğinden fazla veya az kullanılan yazıcıları ve siz fark etmeden değişen kullanım modellerini ortaya çıkarır. Bu görünürlük eksikliği, gereksiz masraf ve çabaya yol açabilir. Profesyonel bir değerlendirme, müşteri ve sağlayıcı arasında uyum sağlar, karar vermeyi motive eder ve öncelikleri belirler. Aynı zamanda uygulamaya giden en hızlı yolu sağlar.  Sadece bilgilerinizin yanlış olduğunu öğrenmek için filonuz hakkında bildiğinizi düşündüğünüz şeylere dayalı planlar yaparsanız yavaş ve zor bir uygulama riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Eski bir değerlendirmeden alınan verileri kullanırsanız, uygulamanız mevcut ihtiyaçlarınızı karşılamaz. Ve bu size zaman ve para kaybettirir.

Yazdırma Yönetimi Hakkında sorulacak 10 soru

Yazdırma yönetiminden en iyi şekilde yararlanmak için, aşağıdaki soruları sorarak sağlayıcınızın sağlam bir değerlendirme deneyimine sahip olduğundan emin olabilirsiniz.

1. Sistemi kim yürütecek? Sektörünüzde uzmanlar mı?
2. Satıcı genel olarak ve sektörünüzde kaç yazdırma yönetimi veya güvenli yazdırma kurulumu tamamladı?
3. Değerlendirme çıktıları kuruluşunuza özel mi?
4. Sektör içgörülerini ve eğilimlerini yansıtıyor mu? 
5. Değerlendirme ne kadar kapsamlı? Ekosisteminizin tamamını kapsıyor mu?
6. Buluta karşı şirket içi baskı altyapısını (sunucular, kuyruk yönetimi vb.) değerlendiriyor mu?
7. Değerlendirme süreci, organizasyonunuzun her bölümünün benzersiz gereksinimlerini nasıl ortaya çıkarır?
8. Satıcı, modern iş yeri ortamlarını ve uzaktaki çalışanları nasıl destekliyor?
9. Ne tür veri toplama araçları ve veritabanları kullanılıyor? Satıcı, görevinizin ömrü boyunca sürekli iyileştirme sağlamak için verileri ve analitiği kullanacak mı?
10. Danışmanlar kuruluşunuza nasıl atanır? Gerçekten uzman görüş sağlıyorlar mı?
11. Satıcı, boyutu veya karmaşıklığı ne olursa olsun kuruluşunuzda bir projeyi üstlenmek için hızla ölçeklenebilir mi?

Bir yazdırma yönetimi ve güvenli yazdırma değerlendirmesine hazır mısınız? Bize Ulaşın